Daar zit je dan enkele uren per week ,of zelfs meerdere uren per dag, tegen je scherm te praten. In mijn geval met een grote kans dat er een 3-jarige kleuter achter mij op het potje zit of in zijn superheldentenue op de achtergrond passeert. Wie had 3 maanden geleden kunnen voorspellen dat dit vandaag het nieuwe normaal zou zijn? En dat we massaal de veerkracht zouden tonen om zo snel te schakelen naar een nieuwe manier van werken. Mogelijk waren er de eerste dagen wat technische issues, maar we zien ongetwijfeld allemaal de voordelen: de files vermijden was nog nooit zo ontspannend en de koffie is nu ongetwijfeld lekkerder! Daarnaast bespaart dit een bedrijf enorm veel reistijd en -kosten, het milieu vaart er wel bij, we ontwikkelen onze kennis over nieuwe online toepassingen, en in het beste geval winnen we aan efficiëntie door online te vergaderen. Of toch niet?
Het moet gezegd: ik ben iemand die graag efficiënt werkt, duidelijke afspraken maakt en vergadert met een heldere en realistische agenda. ‘Vergaderen is dodelijk’, schreef Patrick Lencioni. En terecht! De dooddoeners: te lange vergaderingen, een chaotische voorzitter, te veel agendapunten, geen heldere beslissingen, geen duidelijk verslag, te veel deelnemers, een powerpoint met lange teksten, … Je energie zakt, je aandacht verslapt, je motivatie daalt zienderogen en je frustratie neemt toe. Ik begin al spontaan te geeuwen bij het beeld. Toch is afstemming nodig, en kunnen vergaderingen wel degelijk nuttig zijn! Mits je ze slim organiseert!
We laten de ‘live meetings’ even terzijde. Hier valt uiteraard ook veel over te zeggen. We komen hier graag op terug zodra we weer in een ‘normale’ sociale werksituatie komen. Online meetings zijn vandaag de norm, dus laten we de focus daar op leggen. Met de volgende 5 tips ga je van topfrustratie naar een topprestatie!
Tip 1: Meeting of koffiepauze? Maak een keuze!
Wat je nu vaak ziet is dat een team een meeting plant, en de eerste 20 minuten van de meeting ‘tijd verliest’ omdat ze met elkaar uitwisselen hoe het gaat. Begrijp me niet verkeerd: ik juich het toe dat het menselijke en interpersoonlijke aspect voldoende aandacht krijgt, en dat collega’s de kans krijgen om met elkaar te delen hoe het gaat, om elkaar tips te geven enzovoort. Ik pleit echter wel voor een duidelijke afbakening: als je een teamvergadering plant, bespreek dan heel gefocust wat er te bespreken valt. Wil je even ventileren, tips delen, weten hoe het gaat? Plan dan een koffiepauze, een ‘Fika-moment’ in! Een moment waarin verbinding en empathie centraal staan. Met andere woorden: denk bewust na over het doel van je vergadering en bewaak dit ook. Door een teamvergadering te scheiden van een Fika-moment geef je je deelnemers een duidelijke focus.
Tip 2: Maak heldere afspraken
Staat de camera aan of af? Staat het geluid op ‘mute’ als iemand even niets zegt? Als je pauzes neemt, is het dan duidelijk wanneer iedereen terug verwacht wordt? Heldere afspraken aan het begin van je meeting kunnen heel wat frustraties wegnemen. Als de internetverbinding het toelaat is het beter om de camera aan te laten staan. Zo vermijd je dat collega’s hun mail gaan checken en enkel luisteren als ze denken te kunnen reageren. De mute-knop is wel een handig gegeven als er andere huisgenoten in je buurt rondlopen. Iedereen heeft vandaag begrip voor wat meer ‘ruis’ op de achtergrond maar het heeft een impact op de concentratie en de focus van heel het team. Voldoende korte pauzes inlassen is een aanrader (zie ook tip 4). Koppel dit eventueel aan een timer die aftelt en die voor iedereen zichtbaar is. Je vindt op het internet vele mogelijkheden hiervoor. Vermeld duidelijk dat iedereen terug klaar moet zitten als de timer op 0 staat. Je zal versteld staan van hoe gedisciplineerd de meeste collega’s hiermee omgaan!
Tip 3: Breng structuur in je vergadering
Een vergadering die goed voorbereid werd en gestructureerd verloopt geeft rust aan de voorzitter én aan de deelnemers. Geef op voorhand duidelijk mee wat je van de deelnemers verwacht ter voorbereiding. De eerste keer (als ze dit niet gewoon zijn) kan je een niet-voorbereide deelnemer het voordeel van de twijfel geven, maar gaandeweg maak je ook hier duidelijke afspraken over.
Maak ook een bewuste keuze over de agendapunten: initieer jij ze als voorzitter of mogen de deelnemers ook iets inbrengen? En als ze mee inbrengen, verwacht je de agendapunten dan op voorhand? Als voorzitter zit je tijdig klaar en verwacht je dat ook van je deelnemers. Ook dat communiceer je best op voorhand. Je start stipt (laatkomers leren het hopelijk wel af) en overloopt kort de agenda van de meeting. Eindig ieder agendapunt altijd met een duidelijke beslissing (indien er iets beslist moet worden).
Tip 4: Hou het boeiend en las voldoende pauzes in
Als je weet dat de gemiddelde concentratieduur 15 minuten tot 45 minuten is, dan zal het je niet verbazen dat deelnemers van een meeting mentaal afhaken op een bepaald moment. Een online meeting is vaak wat statischer dan een live meeting, en vraagt vaak meer energie. Ik daag je uit om een online vergadering voor te bereiden met de nodige aandacht voor energiepieken en -dalen. Allereerst: plan nooit een meeting langer dan 45 minuten. Doe je dat wel, las dan na 45 minuten een pauze van een kwartier in. Vraag dat je deelnemers dat kwartier dan ook gebruiken om recht te staan, even te wandelen, een sanitaire stop te houden, … Je zal zien dat hun concentratie achteraf een stuk hoger ligt dus dat kwartier is snel terug ‘gewonnen’. Wat je in die 45 minuten vergadering doet is energiegewijs ook belangrijk: werk met visuele beelden, vragen, polls, een voorbereiding die ze moesten maken, en bepaal als voorzitter mee wie aan het woord komt als sommige deelnemers zich te veel op de achtergrond houden. Met andere woorden: zorg dat de interactie optimaal is.
Tip 5: Laat ‘parkeerruimte’ in je agenda
Deze tip sluit nauw aan bij de vorige. Nu we online vergaderen hebben we tussen 2 meetings soms geen tijd om een sanitaire stop te houden, om mentaal even ‘af te haken’ voordat we aan de volgende vergadering beginnen. Er zijn dagen bij dat we met een muisklik uit de ene vergadering gaan, en 2 seconden later, met een nieuwe muisklik, de volgende vergadering ‘binnenlopen’. De mentale belasting hiervan mag je niet onderschatten. Mijn advies is daarom: zorg dat je wat extra ruimte hebt tussen 2 vergaderingen. 10 à 15 minuten kunnen voldoende zijn. Dat geeft je als individu de mogelijkheid om even frisse lucht te happen of te bewegen, of als mama of papa om even te checken bij de kinderen. Heb je zelf vat op het inplannen van je agenda, dan kan je deze tip meteen implementeren. Plant men jouw dagen vol met de ene vergadering na de andere? Bekijk dan voor welke vergaderingen je het voorstel kan doen om 10 minuten later te starten of vroeger te stoppen. Geef je grenzen aan als er te veel meetings op 1 dag gepland worden: benoem het en praat erover met je collega’s of je leidinggevende. Door erover in dialoog te gaan creëer je de mogelijkheid om samen nieuwe afspraken te maken die mentale rust geven.
Veel succes!
